费用报销是会计核算中发生频次最高的事项。很多费用做账报税人员工作一段时间后会发现工作中的几个乱象：二级科目越加越多、科目重叠交叉、其他费用庞杂随意。为什么会出现这样的乱象呢，很大程度上是因为账务初始化之初会计人员对费用科目的明细科目设置缺乏前瞻性与系统思维。

　　先明确，本文所指的费用科目包括销售费用、管理费用、研发费用、制造费用等，这几类费用都可设置若干明细科目，即二级科目。二级科目的设置应力争做到不重、不漏、不乱、有序。欲达成此目标应遵循几个原则。

　　对费用区分大类一方面可以方便管理，有利于事后分析；另一方面可以让费用归集有序，避免重复设置二级科目。

　　费用科目增加需要录入账务系统，新增科目编码以不打乱原有的科目体系为宜。如管理费用科目编号6602，薪酬类费用的科目编号可以从6602 01 01-6602 01 99。601代表“管理费用”，01代表“薪酬类费用”，最后的01-99代表三级费用科目。6602 01 01-6602 01 99一共可容纳99个三级科目，足可保证费用科目扩容。“管理费用-其他费用”科目编码一般会设置为6602 99。

　　每个费用科目设置后，应确定它的核算范围，涵盖在核算范围内的费用名目不要重复设置明细科目。譬如，业务招待费与礼品费，交通费与过桥过路费。如果需要将费用核算得更加明细化，可以平行设置不重叠多个科目，譬如将“五险一金”科目分解为“养老保险”、“医疗保险”、“工伤保险”、“生育保险”、“失业保险”、“住房公积金”六个三级科目。

　　如果费用二级科目建得太少，费用归集时常会发现找不到地方搁。一些会计人员为了省事，会将之记入“其他费用”，最后“其他费用”就成了费用垃圾筐。一时固然省事了，后果是后续的费用分析会困难重重。对“其他费用”瘦身，最好的方法是将经常发生的费用名目增设为新的二级或三级科目。